Aplet Pembekal

Tujuan dan Gambaran Keseluruhan

Supplier Applet ialah ruang kerja berpusat untuk data induk pembekal merentas fungsi perolehan dan kewangan. Ia menyokong onboarding pembekal, penyelenggaraan profil, tetapan pembayaran dan cukai, kawalan kredit, aliran kerja muat naik/muat turun pukal, serta pembersihan rekod pendua.

Gambaran Keseluruhan Ciri Utama

Siapa yang Mendapat Manfaat daripada Applet Ini?

Pasukan Perolehan:

• Cipta dan kekalkan rekod pembekal dengan cepat
• Gunakan kategori dan branch linking untuk ketepatan operasi
• Kurangkan kelewatan sourcing akibat setup pembekal yang tidak lengkap

Kewangan & Accounts Payable:

• Kekalkan konfigurasi pembayaran dan data cukai di satu tempat
• Kawal credit term dan credit limit secara konsisten
• Gunakan file export dan paparan konsolidasi untuk rekonsiliasi

Pentadbir Data / Pasukan Data Induk:

• Jalankan aliran kerja import pukal untuk data pembekal dan kredit
• Bersihkan entiti pendua menggunakan merge tools
• Pantau hasil pemprosesan dan mesej ralat

Pentadbir Sistem:

• Konfigurasi kebolehlihatan medan dan tingkah laku tab
• Tetapkan nilai lalai applet dan peraturan pengelompokan cawangan
• Urus kebolehlihatan ciri dan skrin kebenaran

Apakah Masalah yang Diselesaikan?

Isu Data Pembekal yang Lazim:

• Rekod pembekal pendua merentas pasukan
• Maklumat pembayaran dan cukai yang tidak konsisten
• Kitaran onboarding dan kemas kini yang manual serta perlahan
• Kekurangan keterlihatan terhadap status import/export dan merge

Hasil Supplier Applet:

• Satu sumber data induk pembekal untuk operasi dan kewangan
• Tab create/edit berstruktur bagi profil pembekal yang lengkap
• Aliran kerja data pukal untuk penyelenggaraan berskala
• Aliran kerja entity merging untuk nyah-duplikasi pembekal secara selamat
• Governance yang boleh dikonfigurasi melalui settings dan permissions

Gambaran Keseluruhan Ciri Utama

Konsep Utama

Memahami Rangka Kerja Pembekal

Hierarki Data Pembekal

Supplier Applet
|
|-- Supplier Listing
|   |-- Supplier Create/Edit Tabs
|   |   |-- Main
|   |   |-- E-Invoice / Peppol Config
|   |   |-- Login / Driver Login
|   |   |-- Payment Config / Tax
|   |   |-- Address / Contact
|   |   |-- Credit Term and Limit
|   |   |-- Branch / Company / Item Pricing
|   |   `-- Documents
|
|-- Supporting Menus
|   |-- Category
|   |-- Credit Term Listing
|   |-- Credit Limit Listing
|   |-- File Import / File Export
|   |-- Upload Credit Terms / Upload Credit Limits
|   |-- Consolidated ARAP
|   `-- Entity Merging / Entity Merge Processing
|
`-- Settings & Personalization

Segitiga Kawalan Pembekal

Panduan Mula Pantas

Untuk Perolehan: Cipta Pembekal Pertama Anda

Matlamat: Cipta profil pembekal yang boleh terus digunakan.

1. Buka Supplier Listing.
2. Klik + untuk cipta pembekal.
3. Lengkapkan butiran Main (code/name/type/status).
4. Tambah rekod Address dan Contact.
5. Tambah Category serta pautan operasi yang diperlukan.
6. Semak keperluan Payment Config dan Tax bersama pasukan kewangan.
7. Tetapkan status kepada Active selepas semua data wajib lengkap.
8. Simpan dan sahkan pembekal muncul dalam listing.

Untuk Kewangan: Konfigurasi Payment dan Tax

Matlamat: Pastikan rekod pembekal sedia untuk pembayaran.

1. Buka rekod pembekal dari listing.
2. Pergi ke tab Payment Config dan tambah satu baris pembayaran.
3. Isi Payee Residential Status, Country, Bank, medan akaun, dan tarikh tamat (jika perlu).
4. Sahkan Swift Code dijana automatik selepas bank dipilih.
5. Pergi ke tab Tax dan tetapkan maklumat cukai pembekal.
6. Sahkan setup kredit di Credit Term and Limit.
7. Simpan dan semak semula kemas kini.

Untuk Pentadbir Data: Jalankan Operasi Pukal

Matlamat: Selenggara data pembekal secara berskala.

1. Gunakan File Import untuk muat naik fail CSV pembekal.
2. Pilih delimiter yang betul (PIPE, COMMA, SEMICOLON, TAB) sebelum muat naik.
3. Gunakan Sample Format untuk sahkan struktur fail sebelum hantar.
4. Gunakan Upload Credit Terms dan Upload Credit Limits untuk kemas kini kredit secara pukal.
5. Semak status listing dan mesej ralat.
6. Gunakan File Export untuk jana output CSV pembekal.

Untuk Admin: Konfigurasi Applet

Matlamat: Terapkan governance dan tingkah laku lalai.

1. Buka Settings > Application Settings.
2. Konfigurasi peraturan kebolehlihatan menu dan tab.
3. Tetapkan nilai lalai di Settings > Default Selection.
4. Konfigurasi Entity Branch Group jika diperlukan.
5. Semak role dan user permissions di bawah laluan settings.
6. Jalankan ujian hujung-ke-hujung (cipta pembekal, tambah payment config, sahkan kebolehlihatan listing).

Rujukan Menu Sidebar

Menu Utama

Supplier Listing

Supplier listing merangkumi lajur utama seperti:

• Supplier Code
• Supplier Name
• Supplier Type
• Created/Modified By and Date
• Status

Gunakan penapis/carían listing untuk mencari dan membuka rekod pembekal dengan cepat.

Supplier Create/Edit Form

Skrin edit pembekal berasaskan tab dan menyokong konfigurasi susunan/kebolehlihatan tab.

Rujukan Tab

Medan Payment Config

Berdasarkan komponen create/edit payment config, medan utama ialah:

Credit Controls

Credit Term Listing

Gunakan Credit Term Listing untuk mentakrif dan menyelenggara peraturan standard credit term yang digunakan oleh pembekal.

Apa yang anda boleh lakukan dalam menu ini:

• Lihat semua credit term dalam satu grid (Credit Term Code, Credit Term Name, Status, Modification Date)
• Cari dan tapis term untuk temukan peraturan yang tepat
• Cipta rekod credit term baharu
• Buka dan edit credit term sedia ada
• Aktifkan atau nyahaktifkan term melalui kawalan status

Apa yang boleh dikonfigurasi dalam create/edit:

• Credit Term Code dan Credit Term Name
• Status
• Set Year / Set Month / Set Day
• Add Year / Add Month / Add Day
• Maklumat audit dalam mod edit (Created By, Creation Date, Modified By, Modified Date)

Nilai kepada pelanggan:

• Menyeragamkan logik tempoh bayaran supaya perolehan dan kewangan menggunakan peraturan tarikh matang yang sama.

Credit Limit Listing

Gunakan Credit Limit Listing untuk mentakrif dan menyelenggara peraturan had bagi kawalan kredit pembekal.

Apa yang anda boleh lakukan dalam menu ini:

• Lihat semua credit limit dalam satu grid (Credit Limit Code, Credit Limit Name, Status, Modification Date)
• Cari dan tapis rekod had
• Cipta rekod credit limit baharu
• Buka dan edit had sedia ada
• Aktifkan atau nyahaktifkan had melalui kawalan status

Apa yang boleh dikonfigurasi dalam create/edit:

• Credit Limit Code dan Credit Limit Name
• Status
• Currency
• Credit Limit Amount
• Maklumat audit dalam mod edit (Created By, Creation Date, Modified By, Modified Date)

Nilai kepada pelanggan:

• Memastikan pasukan anda menguatkuasakan sempadan kewangan yang konsisten sebelum transaksi pembekal diteruskan.

Upload Menus

• Upload Credit Terms: import pukal tugasan credit term pembekal.
• Upload Credit Limits: import pukal tugasan credit limit pembekal.

Kedua-dua listing import memaparkan medan seperti nama fail, format, status proses, dan mesej ralat.

File Import & Export

File Import

File import pembekal menyokong:

• Pemilihan delimiter: PIPE, COMMA, SEMICOLON, TAB
• Muat naik CSV melalui drag-drop atau file picker
• Muat turun Sample Format
• Pemantauan proses daripada listing import (Process Status, Error Message)

File Export

File export pembekal menyokong:

• Penapis tarikh (created_date_from, created_date_to)
• Penjanaan CSV (Generate CSV)
• Listing eksport dengan penjejakan status serta tindakan muat turun/padam

Consolidated ARAP

Gunakan Consolidated ARAP untuk menyelenggara rekod akaun terkonsolidasi dan pautan berkaitan yang digunakan dalam aliran kerja AR/AP.

Fungsi listing utama:

• Lihat rekod akaun terkonsolidasi dengan:
  • Account Code
  • Account Name
  • Nick Name
  • Description
  • Status
  • Created Date / Updated Date
• Cari mengikut kata kunci dan gunakan advanced filters
• Buka rekod untuk edit
• Cipta rekod Consolidated ARAP baharu

Fungsi Create/Edit (Main tab):

• Selenggara Acc Code, Acc Name, Acc Nickname, Description, dan Status
• Simpan kemas kini setup akaun
• Buang rekod jika diperlukan (mod edit)
• Semak medan audit (created/modified by and date)

Tab tambahan dalam mod edit:

• Entity: pautkan entiti pembekal kepada akaun Consolidated ARAP yang dipilih
• Login: urus login subject links (User Email, Rank, Status, Modified Date)
• Applet Catalog: urus applet catalog links (Catalogue Code/Name/Type, Description, No. of Applets)

Nilai kepada pelanggan:

• Memberi pasukan kewangan satu tempat berstruktur untuk mengurus setup akaun konsolidasi dan pautan entitinya.

Entity Merging

Entity merging berasaskan kriteria dan menyokong pembersihan pendua melalui:

• Entity Name
• Entity ID No
• Entity Phone
• Entity Email

Tingkah laku penting daripada logik komponen:

• Grid merge bermula kosong.
• Rekod hanya dimuatkan selepas memilih Merge Criteria.

Selepas merge dilaksanakan, gunakan Entity Merge Processing untuk memantau status merge dan kemajuan merged/total.

Configuration & Settings

Laluan settings merangkumi:

• Default Selection (settings/default-selection)
• Field Settings (settings/field-settings)
• Feature Visibility (settings/feature-visibility)
• Permission screens (permission-set, user-permission, team-permission, role-permission, permission-wizard)
• Entity Branch Group (settings/entity-branch-group)
• Webhook (settings/webhook)

Sorotan Application Settings

Field settings merangkumi toggle untuk:

• Kebolehlihatan menu (Category, Credit Term/Limit listings, File Import/Export, Consolidated ARAP, Entity Merging)
• Medan borang utama pembekal (email, phone, supplier code, status, currency, tax id, dll.)
• Tab butiran pembekal (Payment Config, Tax, Address, Contact, Credit Term and Limit, Peppol, E-Invoice, Documents, dll.)

Personalization

Laluan personalization merangkumi:

• personalization/personal-default-selection
• personalization/sidebar

Integration Points

Troubleshooting

Entity Merging Menunjukkan Tiada Data

Masalah: Grid Entity Merging kosong.
Punca Berkemungkinan: Merge criteria belum dipilih.
Cara Atasi: Pilih Merge Criteria terlebih dahulu (Entity Name, ID No, Phone, atau Email), kemudian semak kumpulan yang dimuatkan.

Swift Code dalam Payment Config Kosong

Masalah: Swift Code tidak dipaparkan.
Punca Berkemungkinan: Bank belum dipilih atau pilihan bank berubah.
Cara Atasi: Pilih Country, kemudian pilih Bank; borang akan auto-fill Swift Code.

Status Proses File Import Gagal

Masalah: Import selesai tetapi status menunjukkan ralat.
Punca Berkemungkinan: Delimiter/template tidak sepadan atau nilai baris tidak sah.
Cara Atasi: Muat turun Sample Format, sahkan pilihan delimiter, kemudian muat naik semula dan semak Error Message.

Tab atau Menu Tidak Kelihatan

Masalah: Pengguna tidak dapat melihat tab/menu yang dijangka.
Punca Berkemungkinan: Disembunyikan melalui field settings atau role/menu permissions.
Cara Atasi: Semak Settings > Field Settings dan kebolehlihatan permission untuk role berkenaan.

Related Applets

Core Module Applets

• Customer Maintenance Applet - Data induk pelanggan
• Inventory Item Maintenance Applet - Hubungan produk pembekal
• Tax Configuration Applet - Tetapan cukai pembekal

Procurement Applets

• Purchase Order Applet - Pemprosesan pesanan pembekal
• Purchase Requisition Applet - Permintaan perolehan
• Supplier Portal Applet - Layan diri pembekal

Financial Applets

• Accounts Payable Applet - Pembayaran pembekal
• Payment Processing Applet - Pemprosesan bayaran vendor
• Expense Management Applet - Perbelanjaan pembekal

Best Practices

• Tetapkan standard penamaan dan kod sebelum import pembekal berskala besar.
• Gunakan Category, Credit Term Listing, dan Credit Limit Listing sebagai data induk terkawal; elakkan nilai ad-hoc.
• Uji file import dengan sampel kecil sebelum muat naik pukal.
• Jadualkan pembersihan pendua menggunakan Entity Merging sebagai aktiviti governance data berkala.
• Kekalkan kebolehlihatan tab yang minimum dalam Field Settings supaya pengguna hanya melihat medan yang relevan.
• Sahkan medan pembayaran utama sebelum pembekal digunakan dalam operasi aktif.

FAQ

S: Kenapa listing Entity Merging kosong?
J: Listing memang direka kosong pada awalnya sehingga Merge Criteria dipilih.

S: Medan pembayaran apa yang tersedia dalam Payment Config?
J: Payee Residential Status, Country, Bank, Swift Code, Bank Acc No., Bank Acc Holder Name, IBN Number, dan Account Expiry.

S: Format fail apa yang disokong untuk import pembekal?
J: CSV disokong, dengan delimiter boleh dikonfigurasi (PIPE, COMMA, SEMICOLON, TAB).

S: Di mana saya boleh muat naik credit term dan credit limit secara pukal?
J: Gunakan menu Upload Credit Terms dan Upload Credit Limits.

S: Di mana saya boleh jejak status penjanaan eksport?
J: Di listing File Export, yang memaparkan status/ralat serta tindakan muat turun.

S: Kenapa sesetengah tab tidak kelihatan dalam Supplier Edit?
J: Kebolehlihatan tab dikawal dalam Settings > Field Settings dan konfigurasi permission/kebolehlihatan tenant.

S: Di mana saya boleh lihat sejarah dokumen berkaitan pembekal?
J: Di tab Documents dalam Supplier Edit.

S: Kenapa fail import saya kekal dalam status gagal?
J: Semak Error Message, pastikan delimiter CSV sepadan dengan pilihan anda, dan sahkan fail mengikut Sample Format.

S: Kenapa saya belum boleh muat turun fail eksport?
J: Eksport mesti siap dijana dahulu. Tunggu sehingga Status selesai, kemudian gunakan tindakan muat turun.