我的电子发票管理小程序（My E-invoice Admin Applet）

1. 简介：什么是我的电子发票管理小程序？

我的电子发票管理小程序 (My E-Invoice Admin Applet) 是您的综合数字指挥中心，用于管理电子发票（e-invoices），使其完全符合马来西亚内陆税收局（LHDN）MyInvois系统的要求。这个强大的工具将复杂的电子发票流程转化为一个精简的自动化工作流程，处理从初始创建到最终验证和归档的所有事务。

电子发票的重要性

在MyInvois系统下，电子发票现在对马来西亚的所有企业都是强制性的。这种数字化转型确保了：

  • LHDN对发票的实时验证
  • 即时合规性验证（符合税务法规）
  • 通过数字签名和二维码实现自动防欺诈
  • 与现有业务流程无缝集成
  • 处理时间从几天缩短到几分钟

本指南适用于谁？

这份综合指南适用于您的电子发票生态系统中的所有利益相关者：

  • 应收账款（B2B）：非常适合向企业客户开具个体电子发票，并进行完整的验证跟踪
  • 柜台销售（B2C）：非常适合管理上门客户交易和每月合并提交
  • 财务经理：对于监督整个电子发票工作流程、监控关键合规指标和确保遵守法规至关重要
  • 采购团队：当供应商不提供电子发票时，简化自开电子发票的创建流程
  • 审计师和合规官：提供完整的可追溯性和用于监管审查的证据导出功能

您可以使用小程序做什么？

我的电子发票管理小程序为您提供了全面的电子发票管理功能：

  • 创建和提交：为任何交易类型生成个体和合并电子发票，并进行自动化验证
  • 管理和审查：通过详细的进度指标和错误通知，实时监控提交状态
  • 取消和拒绝：在关键的72小时窗口内处理时间敏感的电子发票取消和拒绝
  • 确保合规性：通过内置的验证检查和自动错误检测，完全遵守所有LHDN要求
  • 归档和导出：访问带有二维码、验证URL和完整审计追踪的永久数字记录

2. 🚦 快速入门：5个步骤完成您的第一张电子发票

快速启动并运行您的第一张已验证的B2B销售电子发票。本精简指南将引导您完成要点，假设您拥有基本的系统访问权限。

完成时间：3–7分钟（取决于数据完整性。

专业提示：提前准备好您的主数据以避免延误。

先决条件：开始之前您需要什么

在创建您的第一张电子发票之前，请确保这些关键要素已在您的系统中设置。信息缺失是验证错误的最常见原因。

  • 客户记录：必须包括：
    • ID类型（例如：BRN、NRIC、护照）
    • 注册/ID号码
    • TIN（税务识别号）
    • 电子邮件地址（用于通知）
    • 完整地址（包括城市、州、邮政编码）
  • 项目详情：发票中的每个项目都需要 ：
    • 税种代码（例如：SST代码）
    • UOM（计量单位，如 PCS 代表件或 KG 代表千克）
  • 组织资料：您公司的详细信息应包括：
    • TIN（税务识别号）
    • BRN（商业注册号）
    • MSIC（马来西亚标准行业分类代码，用于业务活动）
    • 分行地址（完整的物理地址）

如果缺少其中任何一项，请在继续操作之前在相应维护小程序中更新它们。

分步说明

  1. 创建发票：
    • 导航到仪表板中的销售小程序 (Sales Applet)。
    • 点击 New Sales Invoice 开始创建新文档。
    • 从您的记录中选择合适的客户。
  2. 输入发票详情：
    • 在 Main (主) 标签页中填写基本信息，如发票日期、到期日期和参考号码。
    • 在 Account (账户) 标签页中，验证客户详细信息并添加任何特定的条款。
    • 使用 Lines (行) 标签页添加项目、数量、价格，并确认SST代码。仔细检查计算是否准确。
  3. 文件定稿：
    • 点击 Save 保存您的更改。
    • 然后，点击 FINAL 锁定发票——这一步至关重要，因为只有定稿的文件才能提交进行电子发票处理。
  4. 提交发票：
    • 切换到 我的电子发票管理小程序，并转到 Posting Queue (过账队列)。
    • 在列表中找到您的发票。
    • 如果状态是 PROCESSED（意味着它通过了初始验证），选中它并点击 Submit 发送给LHDN。
    • 如果是 UNPROCESSED，点击打开发票，查看列出的验证错误 (Validation Errors)，在源文档中进行更正，保存更改，然后刷新队列。
  5. 监控和验证提交：
    • 前往 To IRB E-Invoice (发送给内陆税收局电子发票) 部分以跟踪进度。
    • 观察状态从 Document Accepted（初始接收）更新到 Document is Valid（LHDN完全批准） 。
    • 一旦验证通过，打开发票以访问生成的 QR code (二维码) 和 IRBM Reference Number (内陆税收局参考号)。

成功确认：如何知道操作成功

  • Internal Submission History (内部提交历史记录) 中的状态显示 Document is Valid (文件有效) 。
  • 已分配并可见官方IRBM Reference Number (内陆税收局参考号) 。
  • 出现一个可扫描的QR code (二维码) 和用于验证的URL 。
  • 您将通过电子邮件或系统警报收到确认通知 。

如果您遇到问题，请参阅下面的故障排除部分 。

3. 🔄 电子发票生命周期：分步概览

了解完整的生命周期有助于您高效地使用系统 。电子发票流程流经四个关键阶段，每个阶段在小程序中都有特定的工具和队列 。这种结构化的方法确保了合规性并最大程度地减少了错误 。

准备和验证

关键工具：过账队列 (Posting Queue) 和批处理池 (Batch Pool)

这个初始阶段是收集交易、检查完整性并准备提交的地方 [12]。这是您在文件到达LHDN之前捕获和修复错误的机会 [12]。

  • 这里发生什么：自动验证扫描缺失数据、不正确的格式或合规性问题 [12]。
  • 常见活动：审查未处理的文件、修复主数据，以及决定进行个体提交还是合并提交 [13]。
  • 提示：定期检查此队列以防止积压 [13]。

传输和监控

关键工具：内部提交队列 (Internal Submission Queue) 和发送给内陆税收局电子发票 (To IRB E-Invoice)

这是传输阶段，电子发票被发送到LHDN的MyInvois系统进行官方验证 [13]。

  • 这里发生什么：文件被打包、进行数字签名并提交 [14]。实时状态更新跟踪进度 [14]。
  • 常见活动：监控是否被接受、处理初始拒绝和重新提交已更正的文件 [14]。
  • 提示：使用过滤器来跟踪高优先级的提交 [14]。

归档和报告

关键工具：内部提交历史记录 (Internal Submission History)

一旦验证通过，电子发票就进入这个永久归档阶段，用于记录保存和审计 [14]。

  • 这里发生什么：存储带有二维码、参考号码和完整审计追踪的已验证文件 [14]。
  • 常见活动：导出PDF、生成报告和验证合规性指标 [14]。
  • 提示：为此存档设置自动化备份 [15]。

更正和调整

关键工具：拒绝请求 (Rejection Request) 和取消队列 (Cancellation Queue)

此阶段处理72小时窗口内的验证后更改 [15]。

  • 这里发生什么：处理拒绝请求、创建冲销或作废文件 [15]。
  • 常见活动：审查来自员工或客户的请求、选择处理逻辑和监控结果 [15]。
  • 提示：迅速采取行动以保持在时间限制内 [15]。

4. 提交流程管理

我的电子发票管理小程序采用先进的基于队列的系统来处理电子发票提交，以实现最高效率和最小错误 [16]。本节详细介绍了各个队列和池是如何相互关联的，并提供了最佳实践和故障排除提示，以确保操作顺畅 [16]。

了解基于队列的处理系统

小程序的核心是一个多阶段队列系统，它使大部分提交过程自动化，同时允许在需要时进行手动干预 [16]。此设置通过在每个步骤验证数据来防止瓶颈并确保合规性 [16]。

过账队列操作：您的入口点

过账队列 (Posting Queue) 充当所有新创建发票的初始网关，在文件到达LHDN之前充当验证检查点 [17]。

  • 自动处理机制：系统每隔15-20分钟运行自动处理周期，扫描新文档并根据LHDN要求对其进行验证 [17]。
  • 关键状态指示器：
    • PROCESSED（已处理）：表示文件已通过所有内部检查并准备好提交 [17]。除非您想立即提交，否则无需采取行动 [17]。
    • UNPROCESSED（未处理）：表明存在验证错误 [18]。查看错误详情以识别问题，例如缺少字段或数据无效 [18]。
  • 手动提交选项：对于时间敏感的 PROCESSED 发票，单独选择或批量选择它们，然后点击 Submit (提交) 直接发送给LHDN [18]。
  • 最佳实践：为未处理的项目设置通知，以便及时解决错误 [18]。定期清理此队列以保持工作流程效率 [18]。

批处理池场景：处理合并和特殊情况

批处理池 (Batch Pool) 作为一个灵活的暂存区，用于需要分组或额外处理的文件，对大批量操作特别有用 [19]。

  • 自动合并提交：
    • 系统智能地将符合条件的交易（例如B2C销售）分组到单个合并电子发票中 [19]。
    • 由 E_INVOICE_BATCH_PROCESSING_CYCLE_RUN_PROCESSOR 自动化驱动 [19]。
    • 标准时间表：一个月内的所有交易会在下个月的第7日之前自动合并并提交，以满足LHDN的截止日期 [19]。
    • 优势：减少提交量并简化月度报告 [20]。
  • 手动合并提交：
    • 从池中选择特定的交易，并按需进行合并 [20]。
    • 非常适合在自动化周期之外的日终结算或紧急监管需求等场景 [20]。
    • 步骤：筛选交易，选择，然后点击 Consolidate Now (立即合并) [20]。
  • 从批处理中提交个体电子发票：
    • 对于批处理交易需要单独处理的情况（例如，客户要求开具记名发票），请在客户记录中更新实体详细信息 [20]。
    • 系统会自动将其重新分类并作为独立的电子发票提交，并提供即时验证反馈 [21]。
    • 提示：这在72小时窗口内将B2C发票升级为B2B发票中很常见 [21]。

专业池：针对性错误处理

这些专用池隔离了特定类型的问题，使解决速度更快、更有条理 [21]。

个体池：用于独立提交

该池捕获设置为个体提交（einvoice submission type = INDIVIDUAL）但由于缺少LHDN强制字段而未能通过初始验证的文件 [22]。

  • 常见问题：不完整的客户数据，例如TIN、ID类型或地址 [22]。
  • 解决步骤：直接更新客户主数据，然后使用 Save And Resubmit (保存并重新提交) 按钮重新验证并推动文件前进 [22]。
  • 提示：通过对客户记录运行预提交检查来防止进入此池 [22]。

单一通用池：用于合并候选文件

该池保存指定用于合并（einvoice submission type = SINGLE-GENERAL）但因数据缺陷而被阻止的文件 [23]。

  • 常见问题：通常缺少基本的客户信息，如TIN、ID或地址，这在散客销售中很常见 [23]。
  • 解决步骤：更正源文档或主记录中的基础数据，然后 Save And Resubmit (保存并重新提交) 以使其符合下一次合并批次的资格 [23]。
  • 提示：使用此池进行快速修复，以保持每月提交计划 [23]。

5. 👤 基于角色的操作手册：您的电子发票工作流程

这些量身定制的操作手册根据您在组织中的角色提供分步指导 [24]。每本手册都包括关键职责、每日/每周/每月任务和专业提示，以优化您的工作流程，同时确保LHDN合规性 [24]。

柜台销售 (B2C)：管理零售交易

  • 核心职责：使用 Single-General 提交类型处理针对匿名买家的大批量上门销售 [24]。
  • 分步工作流程：
    1. 在 POS小程序 (POS Applet) 中直接创建 Cash Bill（现金账单）用于即时交易 [24]。
    2. 如果买家在72小时内要求个性化发票，通过更新客户字段（TIN、ID等）并从 Batch Pool (批处理池) 中以 Individual 类型重新提交来进行升级 [25]。
    3. 在月末，审查 Batch Pool (批处理池)，并在下个月的第7日之前启动合并提交 [25]。
  • 最佳实践：在销售点始终捕获基本的买家信息，以简化潜在的升级 [25]。每日监控批处理池中的例外情况 [25]。
  • 专业提示：设置警报，提醒超过72小时窗口的请求，以避免合规问题 [25]。

应收账款 (B2B)：开具企业发票

  • 核心职责：为指定的企业客户生成和跟踪 Individual（个体）电子发票 [26]。
  • 分步工作流程：
    1. 预先验证客户主数据的完整性（ID Type、Reg/ID、TIN、Email、Address） [26]。
    2. 在销售小程序中创建并详细填写 Sales Invoice（销售发票），然后 FINALize（定稿） [26]。
    3. 从 Posting Queue（过账队列）提交，并在 To IRB E-Invoice 中跟踪状态 [26]。
    4. 验证通过后，发送买家通知并归档带有二维码的PDF [26]。
  • 最佳实践：与CRM集成以实现自动数据检查 [26]。批量提交以提高效率 [26]。
  • 专业提示：使用内部提交历史记录向利益相关者提供快速状态报告 [27]。

财务经理：监督合规性

  • 核心职责：管理合并流程并监控整体电子发票绩效 [27]。
  • 分步工作流程：
    1. 每日：审查 Posting Queue 中的错误并清理积压 [27]。
    2. 每周：处理 Batch Pool 中的例外情况并运行测试合并 [27]。
    3. 每月：在第7日之前执行自动合并提交（或需要时手动执行），并验证所有状态 [27]。
    4. 跟踪关键绩效指标（KPI），如成功率、平均验证时间和拒绝百分比 [28]。
  • 最佳实践：实施仪表板监控以获取实时指标 [28]。进行月度合规审计 [28]。
  • 专业提示：从内部提交历史记录中自动化报告，以简化董事会演示 [28]。

采购 (自开)：处理供应商发票

  • 核心职责：在供应商未能开具电子发票时创建自开文件 [28]。
  • 分步工作流程：
    1. 在供应商资料中，启用 E-invoice Self-Billed = TRUE [28]。
    2. 在采购小程序中创建 Purchase Invoice (Self-Billed)（采购发票[自开]）并 FINALize（定稿） [29]。
    3. 通过 Posting Queue 提交，并通过 Peppol Incoming 或电子邮件OCR扫描来核对传入数据 [29]。
    4. 在 To IRB E-Invoice 中监控验证 [29]。
  • 最佳实践：维护一个供应商观察列表，以应对经常需要自开的情况 [29]。在定稿前验证所有税码 [29]。
  • 专业提示：与库存系统集成，以便在收货时自动触发自开 [29]。

审计师和合规：确保可追溯性

  • 核心职责：验证交易完整性并准备审计证据 [30]。
  • 分步工作流程：
    1. 使用 Internal Submission History 中的过滤器按日期、文件或状态搜索 [30]。
    2. 确认验证（Document is Valid）和IRBM Reference Number（内陆税收局参考号）的存在 [30]。
    3. 导出包括PDF、XML/JSON数据、二维码和审计追踪的综合记录 [30]。
    4. 与源文件进行交叉引用以检查差异 [30]。
  • 最佳实践：安排定期导出以进行异地备份 [30]。使用高级过滤器进行合规报告 [30]。
  • 专业提示：利用二维码中的验证URL在审计期间进行快速第三方验证 [31]。

6. 🔧 故障排除：常见问题和解决方案

解决LHDN提交失败问题

提交失败是流程中正常的一部分，并提供了LHDN的直接反馈，以便快速解决 [31]。

解决流程：

  1. 识别失败：导航到 Internal Submission Queue (内部提交队列)，找到状态为 submission failed 的交易 [31]。
  2. 诊断错误：点击该交易，转到 from lhdn 标签页阅读具体的LHDN错误消息 [32]。
  3. 更正数据：在原始源文档中修复缺失或无效的数据 [32]。
  4. 重新提交：通过提交队列处理已更正的交易 [32]。

常见错误代码和快速修复

消息/代码含义修复位置快速修复
“CD is required”缺少买家城市 [32]客户 → 地址 [32]添加城市，保存并重新提交 [32]。
Missing TIN (缺少TIN)未提供纳税人ID [32]客户/供应商 → 税务 [32]输入TIN（例如，C1234567890） [32]。
Invalid ID Type (无效ID类型)ID类型错误（BRN/NRIC/护照） [32]客户/供应商 → 身份 [32]设置正确的ID类型 [32]。
Currency not supported (不支持的货币)不支持或不正确的货币 [33]组织/文件 → 货币 [33]使用受支持的货币并确保记录了汇率 [33]。
Amount rounding mismatch (金额舍入不匹配)总计与行总和不匹配 [33]行标签 / 税务计算 [33]更正小数和舍入规则，然后重新保存 [33]。
Invalid UOM (无效UOM)计量单位无效 [33]文件项目维护 → UOM [33]使用有效的UOM（例如，PCS、KG） [33]。
Tax code mismatch (税码不匹配)错误的SST/税务映射 [33]文件项目维护 → 税务 [33]映射到正确的税种代码 [33]。
Duplicate document number (重复的文件编号)现有发票号码被重复使用 [34]编号 / 源文档 [34]使用唯一的号码并验证历史记录 [34]。
Document not FINAL (文件未定稿)从草稿状态提交 [34]源文档 [34]在提交前点击 FINAL [34]。
Self-billed flag missing (缺少自开发票标记)供应商未标记为自开 [34]供应商 → 标记 [34]设置 E-invoice Self-Billed = TRUE [34]。
Invalid email/contact (无效电子邮件/联系方式)买家联系信息缺失或无效 [34]客户 → 联系方式 [34]添加有效的电子邮件和电话号码 [34]。
Credentials/Intermediary not set (未设置凭证/中介)MyInvois未配置 [34]MyInvois门户设置 [34]设置中介并完成注册 [34]。
429 Too Many Requests (请求过多)速率限制超出 [35]提交处理器 [35]采用退避策略重试；错开发送批次 [35]。
Network/Timeout (网络/超时)连接问题 [35]基础设施/端点 [35]检查网络并重试提交 [35]。

7. 📚 设置和配置：完整指南

1. MyInvois 门户配置

  • 环境URL：
    • 沙盒 (Sandbox)：https://preprod-mytax.hasil.gov.my/ [35]
    • 生产 (Production)：https://mytax.hasil.gov.my/ [35]
  • 设置要求：
    • 将 Bigledger 设置为两个环境的“中介 (Intermediary)” [36]。
    • 完成数字证书注册流程 [36]。
    • 配置公司和代表访问权限 [36]。

2. 主数据配置

组织小程序

配置您的公司资料，包括 [36]：

  • 分行信息 [36]
  • 商业注册号 (BRN) [36]
  • 税务识别号 (TIN) [36]
  • 业务活动描述（MSIC代码） [36]

客户维护

以下字段对于电子发票是强制性的 [36]：

  • 买方的ID类型和注册号码 [36]
  • 买方的TIN（税务识别号） [37]
  • 联系电话和电子邮件 [37]
  • MSIC代码和完整地址 [37]

供应商维护

对于自开电子发票，需要以下信息 [37]：

  • 启用 “E-invoice Self-Billed” = TRUE [37]
  • 供应商的ID类型和注册号码 [37]
  • 供应商的TIN、联系电话和电子邮件 [37]
  • MSIC代码和完整地址 [37]

文件项目维护

配置您的项目分类，包括 [37]：

  • 项目分类描述 [37]
  • 电子发票税种代码 [37]
  • 电子发票计量单位 (UOM) [37]

8. ⚠️ 验证后：拒绝和取消

拒绝请求的72小时规则

⚠️

⏰ 关键时间限制

拒绝请求必须在LHDN验证后的 72小时内 启动 [38]。系统在此窗口过期后会自动阻止取消操作 [38]。

  • 请求来源：
    • 通过系统界面的内部员工 [38]
    • 通过客户门户的客户 [38]
    • 所有请求出现在 Cancellation (取消) 标签页下的 Rejection Request (拒绝请求) 菜单中 [38]。
  • 适用文件：
    • 销售发票、贷项通知单、借项通知单和销售贷项通知单 [39]。
  • 不适用于自开和合并的电子发票 [39]。

处理逻辑选项

批准拒绝请求时，您可以选择以下三种处理方法 [39]：

1️⃣ 重新生成新的电子发票
操作：取消当前的电子发票并自动创建一个新发票 [39]。影响：原始文件保持不变 [39]。用途：用于轻微的错误更正 [39]。
2️⃣ 作废原始文件
操作：取消电子发票并作废源文档 [39]。影响：不可逆转——需要一份新文档 [40]。用途：用于需要重新开始的重大更正 [40]。
3️⃣ 新的冲销文件
操作：创建一个冲销文件而不是取消 [40]。影响：生成一个抵消文件（例如，发票的贷项通知单） [40]。用途：在进行更正的同时保持审计追踪 [40]。

9. ❓ 常见问题 (FAQs)

  • 我应该为上门零售客户使用哪种文件类型？
    • 使用带有 Single-General 的 Cash Bill（现金账单） [40]。如果买家随后要求开具记名发票，您可以在72小时内更新客户详细信息并将其重新提交为 Individual（个体） [41]。
  • 个体电子发票和合并电子发票有什么区别？
    • Individual（个体）电子发票适用于B2B记名发票，并按交易进行验证 [41]。Consolidated（合并）电子发票适用于聚合的零售交易（单一通用），并按月提交 [41]。
  • 我在哪里可以找到二维码？
    • 在 To IRB E-Invoice 中监控交易 [41]。一旦状态为 Document is Valid，打开交易即可查看二维码和IRBM Reference [41]。
  • 72小时窗口是什么？
    • 这是验证后您可以请求拒绝或取消的期限 [42]。它不可延长 [42]。
  • 我可以取消合并电子发票吗？
    • 不能通过拒绝工作流程取消 [42]。您需要使用冲销或调整文件 [42]。
  • 我如何提交自开采购？
    • 为供应商标记 E-invoice Self-Billed = TRUE [42]，创建采购文件，定稿，然后通过队列提交 [42]。您可以在 To IRB E-Invoice 或 Internal Submission History 中监控它 。
  • 如何更正已验证的发票？
    • 处理拒绝请求并选择三种逻辑选项之一：重新生成、作废原始文件或新的冲销文件 。
  • 我的电子发票的官方存档在哪里？
    • Internal Submission History (内部提交历史记录) 作为永久存档，包含 Document is Valid 状态、验证URL和二维码 。