内部付款凭证 Applet

目的与概览

Internal Payment Voucher Applet 简化了内部付款凭证的完整生命周期，从创建与费用录入，到结算、调整与最终过账。它整合了凭证抬头、费用行、付款行与可追溯性，帮助财务团队在以下主菜单中高效、可控地处理付款：Internal Payment Voucher、File Import、File Export、Intercompany、Settlement Adjustment、Expenses Adjustment。

关于此 Applet

• 目的：创建、跟踪并最终完成内部付款凭证，并提供结算、调整与审计控制。
• 目标用户：应付账款文员、财务主管、资金/付款运营人员、财务经理与控制人员。
• 关键功能：凭证生命周期管理、费用与行项目录入、付款与结算处理、调整与对冲、内部往来处理、文件导入/导出，以及 Final/Discard/Void、Send Email、Single/Multiple Print、Clone 等操作控制。

关键功能概览

谁会从此 Applet 受益？

应付账款与财务主管：

• 更快的凭证创建与可控编辑
• 费用、付款与余额清晰可见
• 内建 Final、Discard、Void 操作

资金与付款运营：

• 付款行与结算跟踪更有序
• 可直接导出银行处理文件
• 更好地协调付款时间与方式

财务经理与控制人员：

• 便于复核的凭证与结算一致性
• 结账前的 Trace Document 可见性
• 合规审计轨迹

审计与合规人员：

• 完整的凭证变更与状态历史
• 从凭证到过账的可追溯性
• 附件与单据关联

解决哪些问题？

手工付款凭证的问题：

手工处理通常会导致：

• 费用明细缺失或不一致
• 审批缓慢、付款延迟
• 结算余额不清晰
• 审计轨迹薄弱、难以追溯

Internal Payment Voucher Applet 的解决方案：

• 结构化凭证录入（抬头、费用、付款）
• 内建结算控制与调整流程
• 对冲（Contra）处理以抵消余额
• 内部往来处理支持跨实体结算
• 可导出文件便于后续付款处理
• 审计可追溯性通过 Trace 与日志实现

关键功能概览

内部付款凭证概览

关键概念

理解付款凭证框架

付款凭证层级结构

Organization
│
├── Entities/Suppliers ──> WHO is paid?
│   │
│   └── Voucher Header ──> Core document details
│       │
│       ├── Account & Address Details
│       ├── Expense Lines & Cost Coding
│       └── Payment Lines & Settlement
│
└── Adjustments & Contra ──> Balance corrections
    │
    └── Trace Document ──> Posting visibility

流程贯穿层级：

1. 组织：公司政策与控制
2. 实体：供应商或收款方
3. 凭证抬头：分支、日期、币种、参考号
4. 费用：行项目与成本分配
5. 付款：方式与结算明细
6. 调整/对冲：修正与抵消
7. Trace Document：过账状态与审计

付款的“结算三角”

该三角结构确保付款处理一致且可审计。任一边发生变化，另外两边都需要复核，以保持凭证平衡。

快速开始指南

面向财务主管：创建首张付款凭证

1. 从侧边栏进入 Internal Payment Voucher。

   

2. 点击 + 并填写主要信息（分支、公司、日期、币种、参考号）。

   

3. 打开 Account，选择实体、账单与收货信息。

   

4. 打开 Expenses，添加费用行与成本分摊。

5. 打开 Payment，添加付款行使应付金额一致。

结算类型参考（示例，取决于你配置的付款方式）：

6. 若余额不为 0，请检查 AR/AP 或 Settlement Adjustment。

7. 如需存档审批或发票，请添加 Doc Link 或 Attachments。

8. 点击 Save 保存草稿，或点击 Final 锁定凭证。

接下来会发生什么？ 经理或控制人员可进行复核并最终确认，Trace Document 会在可用时反映过账状态。

面向经理/主管：复核并定稿

1. 打开 Internal Payment Voucher 并按状态或日期筛选。

   

2. 复核 Main Details、Expenses、Payment 标签页的完整性。

   

3. 若余额不一致，请检查 Settlement Adjustment 或 Contra。

4. 复核 Trace Document（如可用）以确认过账就绪状态。

Trace Document 差异说明

5. 点击 Final 通过审批，或需要更正时离线 Query。

面向管理员：初始系统设置

1. 在 Settings > Application Settings 中配置关键标签页的显示/隐藏。

2. 在 Settings > Default Selection 中设置默认值以加快录入。

3. 配置 Printable Format Settings 以控制凭证输出格式。

4. 配置 Email Template 用于凭证通知。

5. 检查 Permissions 与字段可见性以落实角色权限。

6. 测试完整流程（创建 → 付款 → Final → Trace）。

面向资金/付款运营：生成付款导出（CSV）

1. 从侧边栏打开 File Export。

2. 选择交易日期范围。

3. 点击 Generate CSV 下载付款文件。

4. 确认导出记录出现在列表中。

面向财务运营：批量导入付款凭证

1. 从侧边栏打开 File Import。

   

2. 下载并填写导入模板（Excel/CSV）。Excel/CSV 模板文件可从 File Export 菜单下载。

3. 上传文件并在 Checking 标签页查看。

   

4. 修正错误后重新上传。

5. 确认导入结果并检查生成的凭证。

付款分配与结算跟踪

当结算状态清晰时，付款凭证才算完整。本节说明如何确认已付款、已对冲与未结余额。

如何检查结算状态

1. 打开凭证并进入 Payment 标签查看付款行。
2. 检查 Settlement Adjustment 以修正或平衡。
3. 在 AR/AP（编辑视图）中确认未结与已结金额。
4. 修改 Expenses 或 Payment 后重新核对合计。

关键特性

• 费用或付款变更后实时重新计算
• 结算调整流程用于更正
• 支持对冲（Contra）抵消相关单据

常见场景

场景 1：部分付款

Voucher amount: RM 10,000
Payment recorded: RM 6,000
Status: Partially settled, RM 4,000 outstanding

场景 2：含对冲的全额结清

Voucher amount: RM 5,000
Payment: RM 2,000
Contra offset: RM 3,000
Status: Fully settled

财务团队提示

• 修改费用行后重新核对结算
• 晚期更正建议使用调整而非重开发票
• Final 前确认 AR/AP 余额

凭证管理

核心流程集中在 Internal Payment Voucher 菜单：

• 列表与筛选 支持高级搜索与列显示
• 创建、编辑、克隆 可在列表中完成
• 按状态 Final/Discard/Void
• 列表直接 Send Email 与 Print（发送邮件需先选模板）
• Send Email 的 Template selection 位于列表工具栏

常见状态：

创建/编辑标签（核心）：

• Main Details：抬头字段（分支、日期、币种、参考号）。
• Account：实体、账单与收货信息。
• Expenses：费用行与成本分摊。
• Payment：付款行与结算对齐。
• Department Hdr：部门抬头编码。
• Doc Link：关联相关单据。

创建/编辑标签（仅编辑或条件显示）：

• Expenses Adjustment：创建后修正费用分配。
• AR/AP：查看未结与已结余额。
• Settlement Adjustment：修正结算不匹配。
• Contra：对冲关联单据余额。
• Trace Document：过账追溯与下游状态。
• Attachments：支持文件与审批附件。
• Export：启用时导出凭证数据。
• Sales Commission：配置后关联佣金记录。

行项目与费用

使用 Expenses 标签录入详细成本：

• 费用行项目、数量与金额
• 定价与税务明细
• 维度/项目/利润中心等成本分摊
• 需要时填写序列号、库位或批次
• 可选问题链接与交付信息

付款与结算

Payment 标签用于管理付款：

• 每张凭证可有多条付款行
• 启用时支持多币种与汇率
• 与费用与调整保持结算一致
• 可查看 AR/AP 未结余额

提示： 若启用外汇按钮，请在 Final 前检查汇率，避免过账差异。

调整与对冲

用于更正与平衡：

• Expenses Adjustment：修复或重新分摊费用
• Settlement Adjustment：更正结算不匹配
• Contra：与关联单据对冲

使用 Settlement Adjustment 与 Expenses Adjustment 菜单查看完整列表与审计记录。

内部往来处理

Intercompany 菜单将工作分为两类队列：

• Unprocessed：待关联/待处理的内部往来交易
• Processed：已处理并可审计的内部往来交易

这有助于跨实体付款流程的追踪与一致性。

内部往来数据来源

内部往来记录来源于标记了内部往来处理的 Internal Payment Vouchers。凭证保存并 Final 后，系统会生成内部往来条目，显示在 Unprocessed 队列中等待关联或处理。是否出现与可见性取决于内部往来配置与权限。

如何创建内部往来交易

1. 创建或打开 Internal Payment Voucher。
2. 在 Account 中打开 Intercompany 子标签（如已启用）。
3. 选择内部往来实体/分支或必填的内部往来字段。
4. 保存并 Final 凭证。
5. 从侧边栏进入 Intercompany 查看 Unprocessed 中的新记录。
6. 关联/处理后确认其移至 Processed。

提示： 若 Intercompany 子标签未显示，请在 Settings > Application Settings 中启用或检查角色权限。

文件导入

通过 File Import 批量创建凭证：

1. 上传源文件（Excel/CSV，按模板要求）。
2. 在 checking 视图中验证数据。
3. 解决错误并确认导入。
4. 打开样例凭证核对抬头、费用与付款行。

文件导出 CSV

生成下游付款处理所需的导出文件：

1. 打开 File Export。
2. 选择交易日期范围。
3. 点击 Generate CSV 下载文件。
4. 若文件为空，确认凭证已 Final 且日期范围正确。

追溯与审计

• 付款凭证从哪里追溯：从侧边栏打开 Internal Payment Voucher，选择一张凭证并在编辑视图中进入 Trace Document。Trace 标签在凭证 Final 后显示。
• Trace Document：查看过账追溯与下游状态（Final 后可用）。
• Applet Log：查看谁在何时做了哪些更改（Settings > Applet Log）。

这些工具可用于审计与结账复核。

单据链接与附件

• Doc Link：关联相关单据以便追溯。
• Attachments：存放发票、审批与支持文件。
• Sales Commission：启用时关联佣金记录。

配置与设置

在 Settings 中配置 Applet：

• Application Settings：字段可见性、标签启用与验证行为。
• Default Selection：分支、币种与常用字段默认值。
• Printable Format Settings：控制凭证打印版式与品牌信息。
• Email Template：配置 Send Email 使用的模板。
• Feature Visibility：按角色显示/隐藏菜单与功能。
• Permissions：客户端权限集合与用户/团队/角色分配。
• Webhook：配置下游系统通知。
• Applet Log：系统审计轨迹。
• Release Notes：查看 Applet 变更记录。

相关 Applet

• 供应商维护 Applet：管理付款凭证使用的供应商主数据。
• Chart of Account Applet：定义费用与过账使用的 GL 科目。
• General Ledger Applet：查看付款凭证最终的总账过账记录。
• Cashbook Applet：核对付款凭证关联的现金与银行流水。

总结

Internal Payment Voucher Applet 提供可控、可审计的内部付款流程。它将凭证录入、费用与付款管理、结算调整、内部往来处理以及导入/导出整合在一个 Applet 中，为财务与合规提供清晰的可追溯性。

常见问题

Q: 为什么 Final 按钮不可用？ A: 必填字段可能缺失，或你的角色没有 Final 权限。请检查 Main Details、Expenses 与 Payment 标签。

Q: 为什么 Payment 或 Expenses 标签被隐藏？ A: 可能在 Application Settings 或角色字段配置中被禁用。

Q: 为什么凭证显示未结余额？ A: 付款行与结算调整未完全匹配费用总额，请检查付款、对冲与调整。

Q: 如何导出给银行的付款文件？ A: 进入 File Export，选择交易日期范围并点击 Generate CSV。

Q: 付款凭证从哪里追溯？ A: 从 Internal Payment Voucher 打开凭证，在编辑视图进入 Trace Document。Trace 标签在凭证 Final 后显示。

Q: 可以关联相关单据吗？ A: 可以。使用 Doc Link 关联相关单据以保持可追溯性。

Q: 为什么导出文件是空的？ A: 请确认凭证已 Final，且交易日期范围与凭证日期匹配。

Q: 为什么无法选择供应商/实体？ A: 供应商可能未启用、主数据缺失，或你的角色无权限。

Q: 为什么 Send Email 不见了或不可用？ A: Email 可能在 Application Settings 中被隐藏，或你的角色无权限；同时确认已选择 Email Template。

Q: 为什么看不到 Intercompany 记录？ A: 你可能无内部往来权限，或所选分支/日期范围内没有交易。