报表和分析

BigLedger 的报表不是一个报表画面，而是一组只读小程序（applet），每一个都靠近它所读取的单据，主要的技巧是知道该打开哪一个。本页就是这张地图 —— 再加上报表显示为空或显示错误时最常让人措手不及的三四件事。

这里没有操作步骤。每个小程序自己的参考页面列出画面和字段；本页告诉您该去哪一页。

认识 GadgetSphere

GadgetSphere Sdn Bhd 在三家公司、22 家分店之间按月结账。它的员工提出的问题 ——“那家分店上周卖了什么”、“谁欠我们钱、欠了多久”、“为什么试算表是空的” —— 就是下面的这些问题。

别人欠您的钱，以及您欠别人的钱

问题	去哪里看
哪些客户发票仍未付清，账龄多长？	Debtor Report —— 未结单据和账龄
这位客户的对账单是什么样子？	Statement of Account
过去某个月末的应收账款状况如何？	Debtor Report —— 历史快照
每位销售员还在催收哪些发票？	Debtor Report —— 按销售员的收款
哪些供应商账单尚未支付？	Creditor Report
一位既是客户又是供应商的对象，两边同时看	Debtor and Creditor Report

Debtor Report 也是唯一一个可以把两张未结客户单据互相**对冲（contra）**的地方 —— 例如用一张贷项通知单对冲一张发票 —— 而不必进入其中任何一个小程序。

财务报表

Financial Report 小程序包含四样东西：

Month End Processing —— 为一套账簿结清一个月。写入结账和开账日记账以及按科目余额汇总的，就是它。
Financial Report —— 针对一段已结账月份的冻结试算表（Trial Balance）、损益表（Profit and Loss）、资产负债表（Balance Sheet）和 MITRS 视图。
Profit Loss Report —— 直接从已过账日记账生成的即时损益表，可以按分店、维度、分部、利润中心或项目分组。
Error Checking —— Stock Flow Report（按模块对比库存价值和会计价值）和 Trace Document（为什么某张单据过账了或没有过账）。两者都是诊断工具，值得在需要之前就先认识。

如果您的试算表显示为空，几乎总是这个原因。 Financial Report 快照并不读取您的日记账。它读取 Month End Processing 写入的月度汇总行。一个从未处理过的月份对报表毫无贡献 —— 所以即使每一笔日记账都好好地在那里，报表看起来也是空的。

解决方法是为您范围内的月份运行 Month End Processing。即时的 Profit Loss Report 直接读取日记账，所以它是区分这两种情况的快捷方法：如果损益表有数字而试算表没有，那就是这些月份还没有结账。

销售

Sales Report 小程序是一组覆盖**已最终确定（finalised）**销售单据的表格 —— 现金单、发票、退货和以旧换新，以及用于收款视图的收款凭证和付款凭证。您可以按商品、单据、销售员、小时、日、周、月、分店或客户类别切分销售额、成本、毛利和毛利率，并导出任何表格。

关于它，有两件事值得事先知道：

成本和毛利列受权限控制。 如果同事看得到毛利而您看不到，那是刻意的配置，不是故障。使用哪种成本基础也是一项设置。
只出现已最终确定的单据。 报价单或草稿发票对它来说是不可见的。

在柜台，Daily Cashier Reports 提供 Cashier Collection —— 每一笔收款，逐行列出 —— 以及 Z Report，即一家分店、一个日期的日终汇总。同样的两份报表也可以在 POS 内打开。

采购

Purchase Report 小程序回答"我们买了什么、向谁买、成本多少" —— 采购明细行及其关联的 GRN 和采购订单号码，或按商品汇总的同样数据，附数量、成本和期末余额。

它只读取已最终确定的 Purchase Invoice、Purchase Return 和 Purchase Invoice (No Stock In)。 采购订单、收货单（GRN）和草稿发票都不会出现。一笔采购在其发票成为 FINAL 的那一刻出现，在此之前不会 —— 这与决定它何时进入您的库存和账目的规则相同。

库存

Stock Report 小程序在库存交易分类账和商品-库位余额之上提供十三份报表：库存在何时移动到哪里、库龄多长、每个库位持有什么、过去某个日期的余额是多少、每个商品买进和卖出了多少，以及按类别层级的库存价值。每一份都有高级搜索、列显示切换、分组和合计，以及 Excel 或 PDF 导出。

在它旁边，Stock Balance 是实时库存状况，Stock Level Monitoring 是补货视图。

记住那个人人都会被难住的区别：**余额（balance）**是您实际持有的数量；**可用量（available）**是该余额减去未结销售订单已经承诺出去的数量。两者之间的差额是未结订单，不是差异。

向前看，而不是向后看

Cashflow Projection 小程序是一个规划登记册，而不是一份报表：您把工作归入项目群（program），记录合约（engagement）及其明细行，并按财务月份输入目标和实际的开票与收款。一个仪表板和两份报表把这些数字读回来，显示为收款率、未收金额和逐月预测。其中的数字就是您输入的数字；没有任何东西替您做预测。

成功的样子

每一题给自己三十秒。如果您能说出是哪个小程序，您就已经得到本页要给您的东西：

“这位客户欠我们多少钱，从什么时候开始？” → Debtor Report。
“上个月 GS-KV-01 配件的毛利率是多少？” → Sales Report。
“为什么三月的资产负债表是空的？” → 三月还没有运行 Month End Processing。

常见错误

出了什么问题	原因	怎么办
试算表或资产负债表是空的	Financial Report 快照读取月末汇总行，而不是日记账	为这些月份运行 Month End Processing；在此期间使用即时的 Profit Loss Report
某笔采购没有出现在采购报表中	采购订单、GRN 和草稿发票不在其中	该采购在其发票成为 FINAL 时出现
成本或毛利列不见了	它们同时受一项设置和一项客户端权限控制 —— 两者都必须正确，这就是为什么单独授予权限往往什么也没改变	这不是数据问题，也不是需要找 BigLedger 的问题：两者都在您的租户内，位于该小程序的 Settings 菜单（设置）和 Settings → Permission Set / User / Team / Role Permission（权限）。请按名称向您的管理员要这两项，然后重新加载报表 —— 只有其中一项，看起来和两项都没有完全一样
Stock Report 和 Stock Balance 与销售团队的预期不符	可用量会被未结销售订单扣减，余额不会	关闭或作废永远不会发货的订单行
同一主题的两份报表合计不同	它们通常读取不同的单据集合 —— 只读已最终确定的，或采用特定的日期基础	查看每个小程序的参考页面，了解它读取什么